(+84) 0983 077 050
Property Managmement System (PMS) là một phần mềm quản lý hệ thống quản lý thông tin giúp các phòng ban tối ưu hóa hoạt động kinh doanh trong khách sạn
Chi tiết
Guest Folio là sổ theo dõi các khoản chi tiêu của khách bao gồm tiền phòng và các dịch vụ phát sinh.
Phần mềm quản lý khách sạn Sophia tạo duy nhất một Guest Folio cho mỗi khách đến ở và quản lý mọi giao dịch của khách trên số Folio này.
Để tìm nhanh thông tin giao dịch, bạn chỉ cần vào Guest Ledger (Hồ sơ khách) nhập số Folio và Search, khi bạn mở hồ sơ này ra, mọi chi tiết giao dịch sẽ hiển thị ở trang Folio Detail (chi tiết giao dịch)
Có 2 loại Folio cơ bản trong phần mềm quản lý khách sạn Sophia
  • Guest : được dùng để charge các giao dịch cho từng khách riêng lẽ
  • Master : được dùng để charge các giao dịch cho khách đoàn/tổ chức
Occupancy Rate là công suất phòng hay tỷ suất sử dụng giường phòng trong khách sạn. Đó là tỉ lệ số phòng đã đặt trên tổng số lượng phòng trong khách khách sạn. Phần mềm quản lý khách sạn Sophia cung cấp báo cáo Occupancy Rate giúp lễ tan - sales có cái nhìn tổng quan về tình trạng phòng trong khách sạn.
Night Audit là hoạt động kiểm toán đêm, đó là quá trình kiểm tra và cập nhật các giao dịch trên guest folio.
Với phần mềm khách sạn quản lý khách sạn Sophia, nhân viên kiểm toán đêm night auditor hoặc FO = lễ tân thường thực hiện những bước bên dưới
  • Arrival Expected: phần mềm sẽ thông báo khách chưa được check-in
    - Nếu khách đã lên phòng mà lễ tân chưa thực hiện check-in thì thực hiện check in
    - Nếu booking không đảm bảo thì ta phải hũy reservation này đi
    - Nếu booking là đảm bảo, thì ta phải đánh dấu No Show
  • Post Room Charge - Thêm tiền phòng
    Kiểm tra lại tất cả các phòng đã có giá, FOC, giá điều chỉnh theo đêm để thực hiện post room charge. Sau khi thực hiện post room charge, doanh thu sẽ chạy lên hệ thống
  • Departure expected - Khách phải check-out theo đúng quy định
    Phần mềm Sophia sẽ thông báo khách sẽ phải check out theo đúng quy định, bạn phải kiểm tra lại xem khách có extend - thêm thời gian lưu trú hay không, nếu có thì ta cập nhật ngày departure của khách. Nếu không thì phải check lại xem khách đã thực sự check out chưa để thực hiện check out trên hệ thống
  • Do cut off - đóng ngày
    Sau khi thực hiện đúng thao tác ở trên, ta dùng lệnh cut off để đóng ngày.
Expected Arrival là phòng khách đã đặt và sắp đến.

Trên màn hình Front desk của lễ tân, có một danh sách nằm bên trái, hiển thị dach sách khách đặt đã đặt phòng và sắp đến.

Lễ tân dựa vào danh sách này để làm các thủ tục như Guest Registration Card, kiểm tra tình trạng phòng buồng phòng tương ứng, lên danh sách ăn sáng cho nhà hàng nếu cần.

Sophia Front Desk còn hiển thị thống kê số liệu nằm ở thanh trạng thái

Ví dụ: Expected Arrival : 19/37
Nhìn vào đó là biết được hôm nay có tổng cộng là 37 booking sẽ đến check in tại khách sạn, và hiện tại đã check in được 18 booking rồi, còn lại 19 booking nữa
Trên màn hình Front Desk, sổ phòng có khách đang ở được hiển thị dưới thanh trạng thái :
Đó là khả năng transfer giao dịch (tiền phòng/tiền dịch vụ) từ một phòng (1 Folio) đến 1 phòng khác. Mục đích là tạo kết hợp gộp tiền phòng/tiền dịch vụ trên 1 bill duy nhất.
Thay vì phải check out từng phòng, hoặc có 1 phòng muốn check out trể hoặc extend stay. Việc sử dụng gộp bill trở nên rất tiện lợi cho khách
Occupacny rate là tỉ lệ lấp đầy phòng được đặt hoặc tổng số phòng còn trống. Sự phân tích của số liệu này phản ảnh hiệu quả của kinh doanh tăng tối đa công suất phòng